更新時間：2020-10-27   10:15:23   作者：藍(lán)天搬家  來源：http://bp59.cn/hzltjz/vip_doc/18745007.html

　　如何保證公司重要檔案資料在搬遷過程中的安全性、完整性和保密性是我司一直以來考慮的問題。經(jīng)過多年的努力，我司在綜合檔案室的搬遷和新庫房硬件設(shè)施的配備等方面做了大量籌劃和安排，確保檔案實(shí)體的安全搬遷。從搬遷的前期規(guī)劃、搬遷的具體操作和搬遷后期的完善三個方面闡述我司綜合檔案室搬遷工作。

　　一、搬遷的前期規(guī)劃準(zhǔn)備階段

　　為了保證檔案室搬遷工作的效率與質(zhì)量，必須要在搬遷前期做好大量準(zhǔn)備工作，包括成立檔案搬遷工作小組、新館檔案庫房硬件設(shè)施的配備、老館檔案室資產(chǎn)清查、庫房五節(jié)柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標(biāo)識、新館檔案室整體功能區(qū)域的劃分和布局等。這些前期工作的籌備，為后期檔案室整體搬遷奠定了良好的基礎(chǔ)，應(yīng)該充分認(rèn)識到該階段工作的重要性。

　�。ㄒ唬┏闪�檔案搬遷工作小組。檔案室的搬遷工作是一項(xiàng)系統(tǒng)又龐大的工程，藍(lán)天搬家全面統(tǒng)籌規(guī)劃檔案室整體搬遷工作，制定科學(xué)、規(guī)范、安全的搬遷計劃，指導(dǎo)協(xié)調(diào)各項(xiàng)搬遷工作，確保檔案室搬遷工作順利開展。

　�。ǘ�）新校區(qū)檔案庫房硬件設(shè)施的配備。在檔案搬遷到新館檔案室之前，對新館檔案庫房進(jìn)行考察，以確保新館能夠滿足“八防”標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到具備保管檔案的條件。

　�。ㄈ�）老館檔案室資產(chǎn)清查。在搬家前，需對老館檔案室的資產(chǎn)做了詳細(xì)的清查和統(tǒng)計，主要清查和統(tǒng)計五節(jié)柜的數(shù)量、辦公用品及辦公家具的數(shù)量、實(shí)物檔案的數(shù)量、文件柜數(shù)量以及對資料室物品的清點(diǎn)，準(zhǔn)確了解檔案室資產(chǎn)情況，為規(guī)劃新館布局、合理分配檔案文件提供了有效的參考價值。

　　（四）檔案五節(jié)柜、辦公用品及辦公家具的封裝與標(biāo)記。在準(zhǔn)確地掌握老校區(qū)檔案室資產(chǎn)情況之后，首先開展對庫房檔案五節(jié)柜封箱、標(biāo)簽制作與黏貼的工作，這項(xiàng)工作是保證檔案室?guī)旆宽樌�搬遷的前提。我司檔案室工作人員采用色彩化管理的方式，對每一類別的檔案五節(jié)柜用紅色、黃色、綠色、紫色、粉色等不同顏色的紙張進(jìn)行標(biāo)識和分類編號，便于在后續(xù)搬家過程中按照類別和順序號進(jìn)行集中裝卸和擺放操作。其次對辦公用品進(jìn)行打包裝箱，在每個箱子上詳細(xì)注明箱內(nèi)物品名稱及在新校區(qū)要擺放到的對應(yīng)區(qū)域，標(biāo)記清楚既方便工人按照箱子上信息直接搬到指定位置，同時也便于檔案員日后拆包和整理。最后對辦公家具、文件柜等固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識，在每一件辦公家具和文件柜上標(biāo)記清楚需要擺放到的房間號，減輕后續(xù)挪動家具的負(fù)擔(dān)。

　�。ㄎ澹┬吗^檔案室整體功能區(qū)域的劃分和布局。根據(jù)相關(guān)要求，將新館檔案室整體功能區(qū)域劃分為閱檔室、整理室、辦公室、庫房和資料室五大塊，其中庫房分為兩個文書庫房和一個實(shí)物庫房。參考老館庫房檔案五節(jié)柜的數(shù)量再結(jié)合新館的面積，科學(xué)合理地設(shè)計出檔案五節(jié)柜在新庫房的擺放順序，并預(yù)留出5-10年的檔案保存空間。

　　二、搬遷的具體操作階段

　�。ㄒ唬┌徇w方案的制定。制定詳細(xì)的搬遷方案是防止檔案資料在搬運(yùn)過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密等情況的有力保障。搬遷方案主要涉及搬運(yùn)車輛的要求（采用全封閉集裝箱）、每天搬運(yùn)車次、時間、行駛路線、搬遷流程、順序、裝車要求、卸車要求、物品擺放要求、保密要求、押運(yùn)人員注意事項(xiàng)以及突發(fā)情況的應(yīng)急措施等等，只有全面、詳細(xì)的搬遷方案才能確保檔案室整體搬遷工作順利實(shí)施。

　�。ǘ�）搬遷工作人員的培訓(xùn)�？紤]到檔案室搬遷工作的特殊性，我司需要對相關(guān)搬遷人員和企業(yè)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人做系統(tǒng)的培訓(xùn)，包括對檔案保密性、安全性的培訓(xùn)、搬遷工作各環(huán)節(jié)的具體操作與注意事項(xiàng)等都做了詳細(xì)的講解。

　　（三）搬遷方案的實(shí)施。為了保證檔案室整體搬遷工作不出錯、不返工，對檔案室分3個階段進(jìn)行搬遷，主要是檔案五節(jié)柜搬遷、實(shí)物檔案搬遷和辦公家具、用品及文件柜搬遷。

　　1.檔案五節(jié)柜的搬遷。為保證檔案在搬遷中的安全，檔案工作人員優(yōu)先將文書檔案搬遷至新管，并且采用的是檔案連同檔案柜整節(jié)一起裝車、運(yùn)輸、卸車、擺放到指定位置的方式，這樣不但節(jié)省檔案下架、上架的人力投入，更重要的是降低檔案在搬運(yùn)過程中遭受破損、丟失、泄密的可能性，保證檔案的安全與完整。

　　2.實(shí)物檔案的搬遷。在文書檔案搬到新管以后，先對實(shí)物檔案用防撞氣泡膜進(jìn)行打包裝箱，并在每個箱子上記錄箱內(nèi)實(shí)物檔案的數(shù)量和擺放的位置，待打包完成后將實(shí)物檔案整體搬到新管實(shí)物檔案庫房。

　　3.辦公家具、辦公用品及文件柜的搬遷。辦公家具、辦公用品及文件柜按照預(yù)先規(guī)劃的布局安排搬到新管辦公室、閱檔室、整理室及資料室。

　�。ㄋ模┌徇w過程的控制。在搬遷過程中，新館和老館都要安排專人對搬遷過程實(shí)施全程監(jiān)控，包括檔案出庫、辦公家具、辦公用品、設(shè)備的裝車、運(yùn)輸、卸車、入庫、擺放與安裝等全程都有固定人員跟蹤，并認(rèn)真清點(diǎn)核實(shí)檔案實(shí)體及辦公用品的數(shù)量，做好文書檔案、實(shí)物檔案、辦公用品等出庫登記與入庫核查驗(yàn)收工作。

　　三、搬遷后期的完善階段

　�。ㄒ唬�檔案五節(jié)柜及辦公家具標(biāo)簽的拆除。在搬遷前，對每節(jié)檔案五節(jié)柜和每件辦公家具都做了詳細(xì)的標(biāo)記，目的是方便排架和擺放，在搬到新館之后，首要工作就是對這些標(biāo)簽進(jìn)行拆除，將檔案五節(jié)柜原有的標(biāo)識展現(xiàn)出來，為檔案室開展檔案查詢利用服務(wù)工作做準(zhǔn)備。

　　（二）辦公用品的拆包與安裝調(diào)試。辦公用品主要包括辦公電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將這些設(shè)備拆包之后安裝到相應(yīng)的辦公區(qū)域內(nèi)，并進(jìn)行調(diào)試，保證能夠正常運(yùn)行使用。

　�。ㄈ�）實(shí)物檔案的拆包、排架、整理。實(shí)物檔案的拆包工作可以說是項(xiàng)巨大的工程，在搬家初期對實(shí)物檔案使用防撞氣泡膜進(jìn)行打包，防止在搬家途中磕碰、損壞，搬到新庫房之后，首先要對這些實(shí)物檔案拆包，其次將實(shí)物檔案按照時間順序擺放到實(shí)物展示柜內(nèi)，最后是對擺放好的實(shí)物檔案進(jìn)行重新貼簽、編號。

　　四、結(jié)語

　　總之，檔案室搬遷工作是一項(xiàng)細(xì)致而又艱巨的工程，不僅要精心策劃、提前準(zhǔn)備，還要統(tǒng)籌全局、細(xì)致安排，每個環(huán)節(jié)都要考慮到位，確保檔案室各項(xiàng)搬遷工作順利完成。